El facility management es entendido por muchos profesionales y directivos del sector de la edificación como la siguiente fase a la entrega del activo donde un profesional (el facility manager) se encarga del mantenimiento de los equipos y de las instalaciones.

La norma ISO 41000 de gestión de servicios de facility management nos dice que su propósito es mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal de las organizaciones.

Así, el facility management es también una disciplina que garantiza una óptima gestión de los activos y de su contenido (equipos, espacios, mobiliario…), pero sobretodo que establece una estrategia eficiente sobre los servicios que permiten a los ocupantes de los activos desarrollar sus actividades según la funcionalidad y la actividad del activo gestionado.

La norma ISO 41001 indica que “las cláusulas de este documento pueden ser consideradas a través
de la metodología de enfoque basado en procesos conocida como «Planificar, Hacer, Verificar y Actuar» (PHVA), como se ilustra en la figura.

¿Cuáles son entonces los beneficios de implantar la norma ISO 41001 de facility management en las organizaciones?

 ISO 41001

Normas ISO 41000 de Facility Management que ya están publicadas. Imagen cortesía de CREA Soluciones Inteligentes.

Productividad (ISO 41001)

Las organizaciones se enfrentan a una presión constante para mejorar el rendimiento general. Dentro de las empresas, la función de facility management compite con otras funciones por recursos limitados, lo que desafía a los gestores a optimizar el rendimiento mediante la integración de los procesos de manera aún más eficaz y la prestación de soporte de manera más eficiente.

Cuando se logran estos objetivos, los facility managers pueden contribuir a una mayor productividad y a mejorar la competitividad de la organización.

Todos los sectores y organizaciones confían en que el lugar de trabajo sea rentable para tener éxito económico. El facility management y el valor que aporta, a cualquier nivel y escala, contribuye a la viabilidad, riesgos y eficiencia de la organización.

Impacto sobre las personas (ISO 41001)

Al proporcionar entornos construidos y de trabajo eficaces, el facility management contribuye a la salud, la seguridad, la protección y las necesidades medioambientales de las personas.
Los lugares de trabajo bien diseñados y operados ayudan a aumentar la motivación y la productividad, lo que resulta en un impacto positivo en la contratación y la retención de empleados, la cultura corporativa y la identidad de marca.

Los activos tienen un impacto público, incluso cuando son propiedad de entidades privadas. La forma en que se gestionan y explotan los edificios no sólo afecta a quienes trabajan o entran en ellos, sino también a quienes viven en sus inmediaciones. Por lo tanto, la gestión y el funcionamiento eficaz afectan a un grupo de interesados mucho más amplio de lo que podría imaginarse inicialmente.

Mitigación de los riesgos (ISO 41001)

El análisis de riesgos es un proceso utilizado para comprender la naturaleza, las fuentes y las causas del riesgo. Una evaluación cuidadosa asegurará que los riesgos previsibles sean identificados, cuantificados y, cuando sea posible, eliminados. También se utiliza para estudiar los impactos y las consecuencias. El nivel de detalle y complejidad aplicado a la revisión dependerá del impacto potencial y de la probabilidad de ocurrencia.

Las organizaciones pueden funcionar sin una gestión de facility management, pero esto significa aceptar riesgos evitables:

  • No cumplir normativas o regulaciones obligatorias;
  • Incrementar los costes de operación y mantenimiento;
  • Reducir la productividad de los empleados;
  • Reducir la flexibilidad de la organización ante los cambios;
  • Aumentar el impacto ambiental;
  • Aumento de la responsabilidad de directores y administrativos.
 ISO 41001

Visión del FM como un proceso de mejora continua. Imagen cortesía de CREA Soluciones Inteligentes.

Sostenibilidad (ISO 41001)

La sostenibilidad es un tema importante para los profesionales del facility management y se está convirtiendo más en una práctica obligatoria que en una tendencia opcional. Muchos factores globales, financieros y ambientales están contribuyendo a la necesidad de un cambio hacia la sostenibilidad. Los facility managers pueden contribuir sustancialmente a la sostenibilidad de una organización porque cubren un amplio espectro de actividades relacionadas con aspectos económicos, ambientales y sociales. Con su enfoque holístico, el facility management desempeñará un papel importante en los próximos años en la gestión de las necesidades futuras.

A nivel estratégico, es importante considerar los costes del ciclo de vida de cada actividad e inversión. Esto puede incluir los principios de sostenibilidad, teniendo en cuenta no sólo los costes financieros, sino también los impactos sociales y medioambientales y sus costes asociados.

Estos costes pueden luego trasladarse a un análisis del ciclo de vida para proporcionar una mejor evaluación financiera. Al hacerlo para todos los activos de soporte y como soporte de gestión para todos los activos de una organización, el facility manager crea valor adicional para la organización y la sociedad en su conjunto.

Un factor dominante para la sostenibilidad es la nueva construcción de edificios.
Una fuente conocida de conflicto en el proceso de lograr costes óptimos del ciclo de vida es la interfaz entre el diseño y la construcción, por una parte, y la gestión, el mantenimiento y la explotación de los edificios, por otra.

Como resultado, puede haber malentendidos en la especificación de los requisitos de los usuarios, falta de datos o mal formateados, calidad inadecuada, materiales o técnicas de construcción. Eso puede llevar a una menor sostenibilidad y mayores costes de mantenimiento y de operación.

La organización de facility management es totalmente responsable de proporcionar los espacios a las actividades principales, incluido el alquiler, el leasing o la nueva construcción.

Los beneficios potenciales de integrar la construcción y la operación bajo la misma responsabilidad son a menudo un argumento importante para los modelos de asociación público-privada.

Se espera que las nuevas iniciativas (como por ejemplo la metodología BIM – Building Information Modeling) ayuden a reducir el problema de integración entre el mundo de la construcción y la gestión posterior.
Identidad

El facility manager asesora a la alta dirección sobre la forma en que los inmuebles o activos de la organización contribuye a la calidad visual del mundo exterior y cómo la organización, a su vez, es percibida por el mundo exterior.
Dependiendo de los objetivos y la misión de la organización, el facility manager también es responsable de cómo la empresa es vista por el mundo circundante y ayuda a crear una atmósfera que ayude a sentirse confortables en el lugar de trabajo. Esto incluye la forma en que la organización cuida de sus empleados y clientes.

Costes y Calidad (ISO 41001)

Todas las decisiones sobre la configuración de los servicios de soporte y de los sistemas de gestión de la movilidad están relacionadas con un juicio de valor sobre lo que constituye un coste aceptable para obtener resultados aceptables.

El objetivo del facility management es equilibrar la demanda y la oferta dentro de una organización. El objetivo es alcanzar la combinación optimizada entre requisitos, niveles de servicio y capacidades, constricciones y costes de los servicios de soporte.
Para optimizar el rendimiento y el valor de los activos, el facility manager alinea la oferta y la demanda en función de los objetivos económicos, organizativos y estratégicos.

El valor económico y añadido debe estar vinculado al nivel deseado de servicios esperados por la organización de la demanda. En consecuencia, el caso de negocio debe incluir las siguientes declaraciones:

  • Una clara alineación de los servicios con los requisitos y necesidades de la organización demandante;
  • Cómo los servicios permitirán la alineación con la intención estratégica de la organización demandante;
  • Los criterios de rendimiento de los servicios y su impacto en los indicadores clave de rendimiento de las actividades básicas correspondientes;
  • El cómo los servicios ayudarán a proporcionar una ventaja competitiva a la organización;
  • El análisis de riesgos;
  • Un rendimiento específico de la inversión de los servicios, cuando proceda (por ejemplo, cómo la explotación de las instalaciones mejorará la eficiencia y la eficacia).

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