En este artículo les quiero comentar mi experiencia de cómo los Project Manager y los Project Planner realizan las mediciones del desempeño de proyectos y obras de construcción multidisciplinarias en proyecto IPC (Ingeniería, Procura y Construcción).

Inicialmente  confrontan un problema con la diferencia que existe entre el % completado y el % de avance físico, ya sea ingeniería o construcción. Hay una debilidad en relación a estos dos conceptos que son de vital importancia para el real desempeño del proyecto o construcción (PMI® los denomina Proyectos de Construcción en el PMBOK® extensión construcción). Esto significa que hay una confusión en estos dos conceptos que son totalmente diferentes y que se miden a través de métricas de formas diferentes.

Voy a iniciar con la definición de lo que es % completado del proyecto: Este está relacionado con el % de tiempo transcurrido y para ello debemos conocer el tiempo programado de la actividad, el tiempo real a la fecha de corte y calcular la duración remanente de la siguiente forma: D.Remante = D.Programada-D.Real. Una vez realizado este cálculo sencillo definimos el % completado.

 

Ejemplo: La actividad tiene una duración programada de 20 días calendario (Un mes de trabajo). A la fecha de corte, el día 15 del mes, la actividad se ha consumido realmente 10 días.

La duración remanente es igual a: 20-10 = 10 días

¿Cuál es la implicación de este cálculo?

Que la actividad se ha consumido el 50% del tiempo, No que tiene 50% de avance o progreso físico.

 

Sin embargo, dependiendo de si ésta actividad pertenece o no al camino crítico de la red (Gantt) del proyecto, tendrá implicaciones de atraso o adelanto. Si sencillamente la actividad tiene holgura libre, es posible que se esté consumiendo esa holgura y, como ella no está en el camino crítico, no afecta la fecha de finalización del proyecto de la obra (Método de la Ruta Crítica-Precedencia).

Por la experiencia y la facilitación de formación en temas de Planificación y Control de Proyectos y Obras, trabajando con Ms. Project, los Project Planner cometen ese error de informar que la actividad tiene 50% de avance físico. Esto es un error garrafal, ya que él % completado se refiere a tiempo de ejecución y no a % de Avance Físico (trabajo físico de las actividades, en función de los entregables) que se mide de otras formas diferentes.

Ahora, voy definir el % de avance físico de proyectos y obras: Esta variable significa que del entregable se ha realizado un % del trabajo físico (Un plano está en revisión: 0 y el hito o la métrica es 50% del plano o de la cimentación de la obra).

Ese porcentaje de avance se totaliza a nivel de las actividades y luego a nivel de paquetes de trabajo y seguimos subiendo la sumatoria ponderada de los diferentes niveles de la EDT, hasta llegar al proyecto. Normalmente este cálculo lo hacemos usando Excel, o en el caso de utilizar el software Primavera para el control del proyecto u obra, la herramienta es capaz de diferenciar los dos conceptos y presentar informes a diferentes niveles de la Estructura de Desglose de la EDT.

En la literatura podemos conseguir diferentes formas o métricas para medir el avance físico de los entregables, actividades y, por ende, todo el proyecto de construcción.

Voy a mostrar algunas de ellas y usted, Project Manager, conjuntamente con el Project Planner, deciden cual usar.

¿Qué se requiere para medir el avance físico del proyecto?

  1. Para ello es necesario que el Project Planner decida conjuntamente con el Project Manager y el equipo del proyecto de qué forma se medirá efectivamente esta variable, que es sumamente importante para luego definir el desempeño del proyecto utilizando la Técnica del Valor Ganado –EVM.
  2. Hay que definir el método de medición.
  3. Definir el valor asignado en caso de variables no tangibles.
  4. El tipo de unidad y las reglas de asignación.

En conclusión, existen diferentes métodos o reglas de asignación del trabajo medido, por ejemplo:

Regla 0/100: Al concluir el trabajo se asignará la totalidad del valor.

Regla 50/50, 40/60 o 25/75: El primer valor se asigna al autorizar el trabajo y el último al entregarlo.

Logros por hitos alcanzados con pesos específicos: Al alcanzar un hito se asigna un porcentaje del valor o una cantidad fija pre-especificada.

Escala de valores discretos de progreso tal como 0/25/50/75/100: Se trata de fórmulas usadas en actividades que llevan un tiempo significativo concluirlas y donde se otorgan porcentajes fijos según se completan trabajos parciales o se alcanzan ciertos atributos…Típico en la industria de la construcción.

Por % completado del trabajo: Es el método que asigna un porcentaje de avance acordado entre las partes. El valor es algo subjetivo que puede no reflejar la realidad.

Medición del nivel de esfuerzo: es una regla basada en asignar al trabajo el tiempo incurrido para ejecutarlo (horas, días, horas-hombre, etc.). Tiene la desventaja de que EV suele coincidir con PV…Típico de Proyectos de construcción del pasado, de ingeniería y de otros ámbitos que requieran reportes de costos de personal contratados por tarifas.

Una vez que los Product Manager y los Product Planner han definido estos parámetros, los cuales son fundamentales para hablar de desempeño del proyecto, vamos a iniciar con el tema de este artículo:

Es posible que algunas empresas de construcción o ingeniería utilicen los sistemas convencionales de control de proyecto, ejemplo de ello es una Curva “S” de avance físico planificado Vs. real, la cual nos permite conocer la variación del avance en la fecha de corte y sólo eso, ahí no hay más información de valor. Bueno si, la valuación del contratista, para la factura por conceptos de costos directos (mano de obra, equipos, materiales y servicios contratados), o en el caso de ingeniería (costos directos de mano de obra).

Pero el PMI® en el PMBOK® recoge las mejores prácticas para conocer el desempeño del proyecto, utilizando la técnica de la Gestión del Valor Ganado  EVM, la cual integra el tiempo, costo y desempeño del proyecto, haciendo proyecciones importantes cómo el EAC-Estimación a la Conclusión (Estimate at Completion), ETC Estimado hasta la Conclusión (Estimate to Complete), y definiendo los indicadores de eficiencia del Tiempo (SPI) y de Costo (CPI).

Para obtener la información relacionada con el desempeño, es fundamental tener datos del mismo como observaciones, mediciones en bruto identificadas durante la ejecución de las actividades para llevar a cabo el trabajo del proyecto o de la obra. Podemos citar el porcentaje de trabajo físico terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de inicio y terminación de las actividades programadas, el número de las solicitudes de cambio de alcance, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, entre otros. Acorde con el PMBOK® los datos del proyecto se registran en un sistema de información para la Dirección de Proyectos (PMIS). Estos datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre áreas. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión prevista.

Para tener acceso a la información sobre el desempeño del proyecto es importante contar con informes del desempeño del proyecto que contengan representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo compilada en documentos del proyecto, que esté destinada a generar decisiones, plantear cuestiones o acciones, o crear conciencia. Entre los ejemplos se pueden citar informes de estado, memorandos, justificaciones, notas informativas, tableros electrónicos, recomendaciones y actualizaciones.

Para finalizar, quisiera compartir con ustedes lo siguiente:

Hay mucha información sobre las causas de proyectos fallidos a nivel global, a pesar de las nuevas tendencias emergentes asociadas con la Dirección o Gerencia de Proyectos, de acuerdo con las investigaciones del PMI®, en su publicación “El pulso de la Profesión” ejemplo de ellas Ágil, BIM, entre otras.

En sus estudios e investigaciones del PMI® aplicaron el Marco de Desarrollo de Competencias del Director (PMCD)  a las habilidades requeridas por éstos a través del uso del Triángulo de Talentos del PMI®, donde las habilidades en Dirección de proyectos es la causa de proyectos no exitosos en primera instancia, luego el liderazgo y la planificación estratégica y de negocios, lo cual tiene relación con el tema del artículo, donde definimos cada uno de los elementos que están vinculados con el desempeño.

Como conclusión les puedo decir que los  Project Managers son los únicos responsables del éxito de las obras y proyectos, lo cual significa que ese rol requiere manejar las habilidades vinculadas al Triángulo de Talentos del PMI® y recibir formación formal en estas habilidades que ya hemos mencionado.

 

Project Manager Master internacional en construction project manager

 

Gracias por inscribirte. Comenzarás a recibir nuestras novedades en tu bandeja de entrada
Parece que hemos descubierto un error en su nueva solicitud de inscripción. Por favor, inténtelo de nuevo en unos minutos o envíelo a [email protected]

Suscríbete ahora a Ingenieros & Arquitectos

Recibe las novedades en tu inbox!